会議メモをAIで議事録に。決定事項・担当・期限を取り違えない整理の仕方

議事録の完成形を、先に決める

会議の内容は覚えているのに、担当と期限を聞き直している。そんなときは、話した順番をそのまま文章にするより、決定事項・次の作業・未決事項を分ける形で整理してみましょう。

本文の業務・会話・文面は、編集部が作成した架空の練習例です。実在企業の取材や、特定サービスで検証した出力ではありません。

AIに渡すメモに、決定と提案を混ぜない

会話に「来週くらい」「誰かお願い」とあっても、担当者や日付を補ってよいわけではありません。メモに書かれていないことは、議事録でも未確認として残します。

最初は架空のメモで試す

実際の議事録では、社内で利用を認めたAIと入力ルールを確認してから資料を渡します。録音・文字起こしを使う場合も、会議の参加者への案内や社内の運用に合わせてください。下の例は、録音を使わず担当者のメモだけで試せます。

表の項目を指定して、議事録の下書きを作る

「議事録にして」だけでは、要約の長さも項目も一定になりません。今回は、提案を決定に変えず、担当と期限のない作業を見つけるための書式を指定します。

以下の会議メモだけを使い、議事録の下書きを作ってください。

【出力】
1. 決定事項：箇条書き
2. 次の作業：「作業」「担当」「期限」「前提・未確認事項」の4列の表
3. 未決事項：箇条書き

【条件】
・提案や検討中の内容を、決定事項に入れない。
・担当や期限が書かれていなければ「未定」と記載する。
・作業の前提と期限を混同しない。
・会議に参加しているだけの人を担当者にしない。
・原文にない予算や日程を補わない。
・日付は年を省略せず、原文の開催年と照合できる形にする。

【会議メモ】
会議：新商品の店頭展示について
開催日：2026年11月4日
参加：担当A、担当B、担当C
メモ：
・展示開始は11月16日に決定。
・担当Aが商品写真を用意する。11月9日まで。
・担当Bが掲示物を作成する。写真が届いた後に着手。完成日はまだ決めていない。
・入口への追加展示はどうか、という案が出た。置ける幅を確認してから判断する。
・追加展示の採否は、11月10日の打ち合わせで相談する。幅を測る担当者はまだ決めていない。
・予算は次回確認。今回の会議では金額を決めていない。

このメモを整理した完成例

• 決定事項：展示開始は2026年11月16日。

• 未決事項：入口への追加展示を行うか。
• 未決事項：予算額。
• 未決事項：掲示物の完成日、幅を測る担当者と期限。

もっともらしい担当・期限を、原文に戻して直す

文章が読みやすくても、会議で決まっていないことが決定扱いになっていると、後の仕事がずれます。参加者が確認するのは、文体よりも約束の内容です。

確認済みの版を共有し、後から決まった内容を区別する

最初のメモと共有版を残しておくと、何を直したかを追えます。会議後に担当や期限が決まった場合は、その連絡と日付を追記し、会議で決まっていたようには書き換えません。

会議後の追記は、追記と分かるように

共有用の文面をAIに整えてもらう場合も、確認済みの議事録だけを渡します。元のメモと修正済みの表を混ぜて入力すると、直した内容が戻っていないか再確認が必要になります。

最初の一回は、確認漏れと手戻りを記録する

速く要約できたかだけでなく、担当や期限を聞き直す回数が減ったかを確かめます。議事録に必要な項目は、チームの仕事に合わせて減らしたり足したりできます。

• 担当・期限の誤りを何箇所直したか。
• 提案を決定事項へ入れた箇所がなかったか。
• 作成・照合・参加者確認にそれぞれ何分かかったか。
• 共有後に、どの情報を聞き直されたか。