社内FAQをAIで作る方法｜質問・回答・根拠をそろえて更新する
社内FAQをAIで整理する中級ガイド。架空の備品申請を例に、質問・回答・根拠・更新日・問い合わせ先をそろえ、資料にない質問を保留する方法を説明します。
社内FAQの原稿づくりから始める
社内FAQにAIを使う方法には、質問と回答の原稿を整理する使い方と、資料を検索して回答する仕組みを作る使い方があります。この記事では、まず原稿を確認できる状態に整えます。全社の資料を一度に集める前に、一つの仕事と、その情報を管理する担当者を決めましょう。
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| 項目 | 役割 |
|---|---|
| 質問 | 誰が何に困っているかを示す |
| 回答 | 承認済みの資料で答えられる範囲を書く |
| 根拠 | 元資料の名前と該当箇所を残す |
| 更新日・担当 | 見直しが必要になったときに確認する |
| 確認先 | FAQだけでは答えられない相談を引き継ぐ |
資料の文を、質問に答えられる単位へ分ける
説明が長い資料を短くするだけでは、質問に必要な条件が抜けることがあります。申請方法、締切、例外の対応を別々に確認し、回答の根拠になる箇所を付けます。次の3項目だけを使って、FAQを作ってみましょう。
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| 箇所 | 承認済みの内容 |
|---|---|
| 第1項 | 備品は社内の備品申請フォームで申請する |
| 第2項 | 通常の申請は毎週水曜日12時に取りまとめる |
| 第3項 | 急ぎの場合は、申請前に総務担当へ相談する |
AIには、根拠を付けたFAQ案を作らせる
FAQ案と根拠の対応を出させると、担当者がどこを確認すればよいか分かります。資料にない質問も出してもらうと、FAQで答えられる範囲を考える材料になります。実際の資料では、アクセスできる人とAIへ入力できる範囲を確認してください。
次の架空の案内から、社内FAQを作ってください。 資料：備品申請案内・第1版。 第1項：備品は社内の備品申請フォームで申請する。 第2項：通常の申請は毎週水曜日12時に取りまとめる。 第3項：急ぎの場合は、申請前に総務担当へ相談する。 質問：どう申請するか／いつ取りまとめるか／急ぎのときはどうするか／いつ届くか。 出力：質問／回答案／資料名と根拠の項／状態。 資料にない条件は補わず、回答できない質問は「担当者に確認」としてください。
FAQの完成例と、保留する回答を確認する
次の表は編集部が作成した確認用の例です。「いつ届くか」については、この資料からは答えられません。水曜日の取りまとめを、水曜日の納品と読み替えないことも確認点です。
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| 質問 | 回答案 | 根拠・状態 |
|---|---|---|
| 申請方法は？ | 社内の備品申請フォームで申請します | 備品申請案内・第1項／要承認 |
| いつ取りまとめる？ | 通常の申請は毎週水曜12時に取りまとめます | 同・第2項／要承認 |
| 急ぎの場合は？ | 申請前に総務担当へ相談してください | 同・第3項／要承認 |
| いつ届く？ | この資料では分からないため、担当者に確認します | 記載なし／回答保留 |
- 対象を決める
一つの仕事と管理担当者を選ぶ。
- 案を作る
質問・回答・根拠をAIに整理させる。
- 担当者が承認
条件の抜けと、資料にない回答を確認する。
- 更新を管理
原資料が変わったら、該当FAQも見直す。
検索して答える仕組みにする前に、権限と引用を試す
Microsoft Copilot Studioの公式資料では、資料などの知識ソースに基づいて回答する仕組みが説明されています。利用する製品によって設定は異なりますが、自社で試す際には「どの資料を参照したか」と「その人が閲覧してよい情報か」を確認項目にします。根拠が付いていても、引用した箇所を実際に開いて確かめます。
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| 試す内容 | 確認する動作 |
|---|---|
| 資料にある申請方法を聞く | 回答と該当箇所が一致する |
| 納品日など資料にないことを聞く | 推測せず、確認先を案内する |
| 同じ意味を別の言葉で聞く | 条件を落とさず、同じ根拠へ戻れる |
| 閲覧範囲が違う立場で使う | 権限外の内容が回答に混ざらない |
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更新担当と、回答できなかった質問を残す
原資料が変わったときにFAQを直す人が決まっていなければ、古い回答が残ります。FAQの番号と根拠の項を結び付け、変更時に影響する回答を探せるようにしましょう。回答できなかった質問は、個人情報を必要以上に残さず、担当者が原資料を追加するか検討する材料にします。
運用を始める前の確認
承認する担当を決める
回答の正誤と、社内で案内する範囲を確認する。
更新の契機を決める
原資料の改訂や問い合わせを、見直しにつなげる。
古い版を区別する
現行版を案内し、旧版を回答に混ぜない。
自社の仕事で試したいことや、導入にあたって困っていることをお聞かせください。
